Crear un cargo a mano
Cobra a una unidad fuera del ciclo mensual, edita un cargo que sigue abierto o anúlalo con una razón.
Crear un cargo a mano
El ciclo mensual cubre las cuotas regulares. Todo lo demás, una cuota especial, una multa, un mes que se saltó, entra a mano desde Cargos y pagos.
Antes de empezar
La unidad debe estar activa y tener propietario registrado. ALPRO bloquea cargos a unidades sin propietario.
Pasos
- Abre Cargos y pagos y selecciona Nuevo cargo.
- En Crear nuevo cobro, selecciona la Unidad.
- Elige el tipo de cargo: Cuota de mantenimiento, Cuota especial, Cargo por mora, Cuota Amenidad, Multa u Otro.
- Captura los Conceptos: cada uno con su concepto y su Monto. Usa Agregar concepto para más líneas; el diálogo muestra el Total.
- Define la Fecha de vencimiento y el Período de cobro (mes y año al que pertenece el cargo).
- Selecciona Crear recibo. Verás Recibo creado exitosamente y el cargo aparece en la lista como Pendiente.
El propietario de la unidad, y su inquilino si lo hay, reciben un correo del cargo nuevo.
Editar un cargo abierto
Un cargo solo se puede editar mientras está Pendiente o Vencido: sus conceptos y su fecha de vencimiento. Selecciona Editar en el renglón del cargo. Un cargo ya pagado queda cerrado a edición; las correcciones pasan primero por una reversa de pago.
Anular un cargo
Anular cancela un cargo de forma permanente. Selecciona Anular en el renglón, escribe una Razón de al menos 10 caracteres y confirma. Es irreversible, y la razón queda en el registro.
- Un cargo pagado no se puede anular directo: primero se reversa el pago y después se anula. Ver Registrar un pago.
- Un cargo anulado muestra el estado Anulado y deja de contar en el saldo de la unidad.
Ejemplo
La asociación multa a la unidad 1204 por cerrar el balcón sin autorización. Laura crea un cargo: tipo Multa, un concepto "Multa por cierre de balcón" de $200.00, con vencimiento a fin de mes y período de cobro abril 2027. Sofía recibe el correo y el cargo aparece en su estado de cuenta.
Preguntas frecuentes
Me sale "Ya existe un recibo para esta unidad y período". La unidad ya tiene un cargo de ese tipo para ese período de cobro. Revisa la lista antes de duplicar; si el cargo existente está mal, edítalo.
Me sale "Esta unidad no tiene propietario principal". Registra primero al propietario de la unidad. Los cargos siempre se cobran a un propietario.
¿Puedo crear la misma cuota especial para todas las unidades a la vez? Sí. En Cargos y pagos, selecciona Carga masiva de cargos: descarga la plantilla, llena una fila por unidad (propiedad, unidad, tipo, monto, vencimiento y período), sube y valida, y confirma. Funciona como la carga masiva de unidades: hasta 1,000 filas, con su CSV de errores cuando hay filas que fallan.